Termine für kostenlose Webinare zum Thema Vertragsmanagement

Kostenlose Webinar-Reihe – melden Sie sich gleich an!

Auch in der zweiten Jahreshälfte des Jahres 2014 haben Sie die Möglichkeit, mehr über das Thema Vertragsmanagement im Rahmen von kostenfreien Vertragsmanagement Webinaren zu erfahren:

Freitag, 04.07.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 01.08.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 05.09.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 10.10.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 07.11.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 05.12.2014, 10:00 – 11:00 Uhr

Folgen Sie diesem Link zur Anmeldeseite um sich zum Vertragsmanagement Webinar anzumelden.

Neue Termine für kostenlose Webinare zum Thema Vertragsmanagement

Kostenlose Webinar-Reihe – melden Sie sich gleich an!

Auch im Jahr 2014 haben Sie die Möglichkeit, mehr über das Thema Vertragsmanagement im Rahmen von kostenfreien Vertragsmanagement Webinaren zu erfahren:

Freitag, 07.02.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 07.03.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 04.04.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 09.05.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 06.06.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 04.07.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 01.08.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 05.09.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 10.10.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 07.11.2014, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 05.12.2014, 10:00 – 11:00 Uhr

Folgen Sie diesem Link zur Anmeldeseite um sich zum Vertragsmanagement Webinar anzumelden.

Vertragsmanagement – ein wichtiger Baustein der Corporate Compliance

Nicht erst seit den Schmiergeld- und Bestechungs-Skandalen bei großen deutschen Industrieunternehmen spielt das Thema Compliance in vielen Unternehmen eine große Rolle. Immer mehr Gesetze schaffen immer mehr Pflichten mit immer mehr Risiken, welche ein dediziertes Compliance Management dringend notwendig machen.

Der aus dem Englischen entlehnte Begriff ist die Substantivierung des Verbs „to comply with“, was soviel wie „erfüllen, entsprechen, einhalten, befolgen (im Sinne von „die Gesetze einhalten“)“ bedeutet. In der betriebswirtschaftlichen Fachsprache beschreibt Compliance aus der Sicht eines Unternehmens die Gesamtheit der Maßnahmen wie mit internen und externen Vorgaben und Regeln umgegangen bzw. diesen entsprochen wird.

Die Organe (Vorstand, Aufsichtsrat, Geschäftsführer) aber auch alle Mitarbeiter haben eine sorgfältige und rechtskonforme Organisation des Unternehmens zu gewährleisten. Aus diesem Grund werden angemessene Maßnahmen der Corporate Compliance als zentraler Bestandteil der gesetzlichen Verpflichtung betrachtet.
Rechtliche Vorgaben wie z.B. § 91 Abs. 2 AktG („Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.“ oder auch die Pflicht der Leitung zur Abwendung vermeidbarer Schäden von der Gesellschaft (§§ 76, 93 AktG, § 43 GmbHG) oder auch der deutsche Corporate Governance Codex (Ziff. 4.1.3 : „Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance).“ verlangen explizit nach Compliance
Auch internationales Recht, wie in den USA SOX oder Artikel 41 der EU-Abschlußprüfer-Richtlinie (sog. EuroSOX) stellt erhebliche Anforderungen an die Unternehmen, die es im Rahmen der Compliance zu erfüllen gilt. Verschärfend kommt bei EuroSOX hinzu, dass davon nicht nur an der Börse notierte Unternehmen betroffen sind, sondern alle Kapitalgesellschaften, also auch Mittelständler und GmbHs.
Neben diesem rechtlichen Aspekt hat Compliance auch eine ethische Dimension: so gilt es, auch selbstgesetzte Regeln und Standards, Absichtserklärungen, internen Leitlinien sowie moralische Grundsätze durch ein ordnungsgemäßes Verhalten zu achten und erfüllen.

Diese Compliance Richtlinien und Standards verlangen nach neuen Konzepten und innovativen Instrumenten, um die entsprechenden, immer komplexer werdenden unternehmerischen Prozesse effektiv zu unterstützen und Risiken abzubauen. Ein erfolgreiches Compliance Management macht die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems unabdingbar. Basis hierfür ist zu allererst ist die Schaffung eines eigenen Verantwortungsbereiches. Laut Dr. Christoph Hauschka, Rechtsanwalt und Compliance-Experte, verfügen bereits alle DAX-Unternehmen und 95% der in den übrigen Börsensegmenten notierten Unternehmen über ein Compliance-Management. Allein die Deutsche Bank beschäftigt 750 Mitarbeiter, die Allianz 220 und Daimler etwa 100 Mitarbeiter in Compliance-Abteilungen.
Darüber hinaus bedarf es der Entwicklung von Kontrollverfahren und Kommunikationsabläufen. In diesem Prozess des Risikomanagements werden Unternehmensrisiken identifiziert, analysiert und gesteuert, sowie die Effektivität der Maßnahmen durch ein Risikocontrolling überwacht.

Das Vertragsmanagement bildet das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines solchen Überwachungssystems sein. Zwar gibt es keine expliziten gesetzlichen Regelungen, die eine bestimmte Art des Vertragsmanagements vorschreiben, dennoch lässt sich die Pflicht zur Implementierung eines auch auf das Vertragsmanagement gerichteten Compliance Verfahrens aus der Unternehmensorganisationspflicht für Organe der Gesellschaft herleiten, so Rechtsanwalt Dr. Jens Liese. Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen in vielerlei Konstellationen ergibt. Folglich sollte jedes Unternehmen aus Eigeninteresse dafür Sorge tragen, ein angemessenes Vertragsmanagementsystem einzurichten, welches den vertragsverbundenen Risiken Rechnung trägt und diese aktiv verwaltet und steuert.

Kostenlose Webinare zum Thema Vertragsmanagement

Verträge sind Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln in Organisationen und Fachabteilungen. Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken.

Die Vertragsmanagement-Lösung: Product Suite LCM

Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit LCM steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse der Vertragserstellung, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.

Die Product Suite LCM hat sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Die LCM Applikationen sichern höchste Compliance und Audit Standards ab.

Kostenlose Webinar-Reihe – melden Sie sich gleich an!

Erfahren Sie mehr über das Thema im Rahmen unserer kostenfreien Vertragsmanagement Webinare:

Freitag, 22.11.2013, 10:00 – 11:00 Uhr
Freitag, 06.12.2013, 10:00 – 11:00 Uhr

Folgen Sie diesem Link zur Anmeldeseite um sich zum Vertragsmanagement Webinar anzumelden.

Studie: enormes ungenutztes Potenzial im Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist in europäischen Unternehmen immer noch nicht ausgereift. Dies ist das Ergebnis der Bearing Point Studie „Contract Management 2010“.

In der Studie sehen nur 8 Prozent der Unternehmen Vertragsmanagement als Best Practice. Hauptgründe für das schlechte Ergebnis sind Schwachstellen in Organisation und Prozessen: Bei nur 9 % der Unternehmen agiert das Vertragsmanagement zentral. Die Hälfte der Unternehmen verfügt nicht über einen expliziten Unternehmensbereich für Vertragsmanagement. Darüber hinaus sehen die Unternehmen bedeutendes Verbesserungspotenzial in einigen der wichtigsten Prozessen im Vertragsbereich wie Reporting und Auswertung (70 %), IT Support Tools (62 %), Vertragshistorie und -entwurf (58 %) oder bei der Überwachung vertraglicher Verpflichtungen und Bedingungen (57 %).

Kennen Sie diese Herausforderungen? Sind alle Ihre Anforderungen an das Vertragsmanagement klar und umfassend beschrieben?
The Quality Group haben für Sie in wenigen Fragen eine strukturierte Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement zusammengestellt, in dem Ihre Anforderungen übersichtlich gesammelt dargestellt werden und Sie damit eine unabhängige Bedarfs- und Auswahlanalyse erstellen können.

Gern stehen wir mit unserem Beratungsteam, bestehend aus erfahrenen Mitarbeitern im Bereich Vertragsmanagement – Prozessberatung/Expertisen, für die begleitenden Informationen kostenlos zur Verfügung.

Sprechen Sie uns direkt dazu an: per E-Mail an info@tqg.de oder telefonisch unter +49 306974-910.

Quelle: Bearing Point, Contract Management 2010

Warum eigentlich Vertragsmanagement?

Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.

Die Bearing Point Studie „Contract Management 2010“ belegt, dass Vertragsmanagement eine komplexe Unternehmensaufgabe ist, die erhebliche Risiken für die Unternehmen darstellen kann. Nach Aussage dieser beziehen sich die wesentlichen Risiken und Optimierungspotenziale auf die Bereitstellung von aktuellen Verträgen und Informationen zu den Verträgen. Das meist schwierige Auffinden von Verträgen, die inhaltlichen Risiken, der Verlust von Verträgen und die Versäumnisse von Fristen werden als wesentliche Gefahren gesehen.

Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, sich auf Knopfdruck einen angemessenen Überblick über ihre internen und externen Vertragsverhältnisse zu verschaffen, um die daraus resultierenden Risiken realistisch einzuschätzen. Aber auch dritte Parteien, wie z. B. Banken, Investoren oder Jahresabschluss- und Wirtschaftsprüfer, drängen als Teil ihrer Risk Assessment- und Aufsichtspflichten auf einen transparenten Überblick zu den bestehenden Vertragsverhältnissen.
Gesetzliche Regularien, wie z. B. Sarbanes-Oxley, European Governance oder Basel II weisen auf ein online geführtes Risikofrüherkennungssystem zur Offenlegung von vertraglichen Verpflichtungen und zur Risikoeinschätzung hin.

Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit zu erzielen.

Ihr Nutzen beim Vertragsmanagement

Ein Vertragsmanagement-System richtet sich an alle Organisationseinheiten, die eine sofortige Verfügbarkeit der Verträge, der Vertragsinformationen und wichtigen Absprachen benötigen. Insbesondere Rahmen- und Einzelverträge, unterschiedliche Vertragskategorien und Vertragsarten können über ein it-gestütztes Vertragsmanagement flexibel und effizient pro Vertragspartner verwaltet und über individuelle Auswertungen als Wissensbasis genutzt werden. Über das Vertragscontrolling können darüber hinaus zu allen Fragestellungen kurzfristig genaue Aussagen gemacht werden.

Führende Vertragsmanagement-System, wie die Product Suite LCM von The Quality Group, haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z.B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Das Vertragsmanagement-System sichert höchste Compliance und Audit Standards ab.

Ein it-gestütztes Vertragsmanagement bietet eine schnelle Amortisation durch Optimierung der Geschäftsprozesse, leistet einen wesentlichen Beitrage zur Sicherstellung der Auditfähigkeit des Unternehmens und erfüllt Compliance und Corporate Governance Anforderungen.

Nutzenpotenziale eines it-gestützten Vertragsmanagements:

  • Bereichsübergreifende, integrierte Berichte und Analysen
  • Standardisierte und einheitliche Prozessschritte und -überwachung
  • Klare Verbindungen zwischen Verantwortlichkeiten und Prozessregeln
  • Geringere, kalkulierbare TCO – Total Cost of Ownership
  • Reduzierung von Kostentreibern
  • Effizienzsteigerung der Ablauforganisation
  • Flexible, wirtschaftliche und modulare Standardlösung
  • 100 % integrativ zu ERP/CRM-Systemen (keine doppelte Datenpflege)
  • Höchste Anwenderfreundlichkeit durch intuitive Bedienungselemente
  • Standards in der Dokumentenverwaltung und Prozessgestaltung
  • Steigerung der Effizienz Ihrer internen Prozesse