Vertragsmanagement – ein wichtiger Baustein der Corporate Compliance

Nicht erst seit den Schmiergeld- und Bestechungs-Skandalen bei großen deutschen Industrieunternehmen spielt das Thema Compliance in vielen Unternehmen eine große Rolle. Immer mehr Gesetze schaffen immer mehr Pflichten mit immer mehr Risiken, welche ein dediziertes Compliance Management dringend notwendig machen.

Der aus dem Englischen entlehnte Begriff ist die Substantivierung des Verbs „to comply with“, was soviel wie „erfüllen, entsprechen, einhalten, befolgen (im Sinne von „die Gesetze einhalten“)“ bedeutet. In der betriebswirtschaftlichen Fachsprache beschreibt Compliance aus der Sicht eines Unternehmens die Gesamtheit der Maßnahmen wie mit internen und externen Vorgaben und Regeln umgegangen bzw. diesen entsprochen wird.

Die Organe (Vorstand, Aufsichtsrat, Geschäftsführer) aber auch alle Mitarbeiter haben eine sorgfältige und rechtskonforme Organisation des Unternehmens zu gewährleisten. Aus diesem Grund werden angemessene Maßnahmen der Corporate Compliance als zentraler Bestandteil der gesetzlichen Verpflichtung betrachtet.
Rechtliche Vorgaben wie z.B. § 91 Abs. 2 AktG („Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.“ oder auch die Pflicht der Leitung zur Abwendung vermeidbarer Schäden von der Gesellschaft (§§ 76, 93 AktG, § 43 GmbHG) oder auch der deutsche Corporate Governance Codex (Ziff. 4.1.3 : „Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance).“ verlangen explizit nach Compliance
Auch internationales Recht, wie in den USA SOX oder Artikel 41 der EU-Abschlußprüfer-Richtlinie (sog. EuroSOX) stellt erhebliche Anforderungen an die Unternehmen, die es im Rahmen der Compliance zu erfüllen gilt. Verschärfend kommt bei EuroSOX hinzu, dass davon nicht nur an der Börse notierte Unternehmen betroffen sind, sondern alle Kapitalgesellschaften, also auch Mittelständler und GmbHs.
Neben diesem rechtlichen Aspekt hat Compliance auch eine ethische Dimension: so gilt es, auch selbstgesetzte Regeln und Standards, Absichtserklärungen, internen Leitlinien sowie moralische Grundsätze durch ein ordnungsgemäßes Verhalten zu achten und erfüllen.

Diese Compliance Richtlinien und Standards verlangen nach neuen Konzepten und innovativen Instrumenten, um die entsprechenden, immer komplexer werdenden unternehmerischen Prozesse effektiv zu unterstützen und Risiken abzubauen. Ein erfolgreiches Compliance Management macht die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems unabdingbar. Basis hierfür ist zu allererst ist die Schaffung eines eigenen Verantwortungsbereiches. Laut Dr. Christoph Hauschka, Rechtsanwalt und Compliance-Experte, verfügen bereits alle DAX-Unternehmen und 95% der in den übrigen Börsensegmenten notierten Unternehmen über ein Compliance-Management. Allein die Deutsche Bank beschäftigt 750 Mitarbeiter, die Allianz 220 und Daimler etwa 100 Mitarbeiter in Compliance-Abteilungen.
Darüber hinaus bedarf es der Entwicklung von Kontrollverfahren und Kommunikationsabläufen. In diesem Prozess des Risikomanagements werden Unternehmensrisiken identifiziert, analysiert und gesteuert, sowie die Effektivität der Maßnahmen durch ein Risikocontrolling überwacht.

Das Vertragsmanagement bildet das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines solchen Überwachungssystems sein. Zwar gibt es keine expliziten gesetzlichen Regelungen, die eine bestimmte Art des Vertragsmanagements vorschreiben, dennoch lässt sich die Pflicht zur Implementierung eines auch auf das Vertragsmanagement gerichteten Compliance Verfahrens aus der Unternehmensorganisationspflicht für Organe der Gesellschaft herleiten, so Rechtsanwalt Dr. Jens Liese. Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen in vielerlei Konstellationen ergibt. Folglich sollte jedes Unternehmen aus Eigeninteresse dafür Sorge tragen, ein angemessenes Vertragsmanagementsystem einzurichten, welches den vertragsverbundenen Risiken Rechnung trägt und diese aktiv verwaltet und steuert.

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