Warum eigentlich Vertragsmanagement?

Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.

Die Bearing Point Studie „Contract Management 2010“ belegt, dass Vertragsmanagement eine komplexe Unternehmensaufgabe ist, die erhebliche Risiken für die Unternehmen darstellen kann. Nach Aussage dieser beziehen sich die wesentlichen Risiken und Optimierungspotenziale auf die Bereitstellung von aktuellen Verträgen und Informationen zu den Verträgen. Das meist schwierige Auffinden von Verträgen, die inhaltlichen Risiken, der Verlust von Verträgen und die Versäumnisse von Fristen werden als wesentliche Gefahren gesehen.

Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, sich auf Knopfdruck einen angemessenen Überblick über ihre internen und externen Vertragsverhältnisse zu verschaffen, um die daraus resultierenden Risiken realistisch einzuschätzen. Aber auch dritte Parteien, wie z. B. Banken, Investoren oder Jahresabschluss- und Wirtschaftsprüfer, drängen als Teil ihrer Risk Assessment- und Aufsichtspflichten auf einen transparenten Überblick zu den bestehenden Vertragsverhältnissen.
Gesetzliche Regularien, wie z. B. Sarbanes-Oxley, European Governance oder Basel II weisen auf ein online geführtes Risikofrüherkennungssystem zur Offenlegung von vertraglichen Verpflichtungen und zur Risikoeinschätzung hin.

Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit zu erzielen.